Opmerkingen van Seyda: Online Exclusie

Als er twee dingen zijn die we ons allemaal zullen herinneren vanaf 2020, zijn dit de COVID-19 pandemie en de kracht van de Black Lives Matter-beweging. Hoewel er ook veel werd gedemonstreerd heeft de beperking om met grote groepen bij elkaar te komen geleid tot grote innovatie en flexibiliteit. Het gebruik van online tools is gegroeid in antwoord op de behoefte om van elkaar te leren en ideeën uit te wisselen.

Zoals met elke kans, heeft ons nieuwe online leven ook nieuwe uitdagingen gecreëerd. Een uitdaging die niet veel aandacht heeft gekregen is het feit dat nieuwe vormen van uitsluiting kunnen gebeuren wanneer we online vergaderen.

Toegang is de eerste uitdaging waar we voor staan wanneer we online proberen samen te werken. Simpel gezegd, niet iedereen heeft gelijke toegang tot een internetverbinding. Dit probleem is het meest zichtbaar voor kinderen die thuis online les hebben gevolgd dit jaar, toen de scholen waren gesloten. Gezinnen die thuis niet genoeg apparaten of adequate internetservice hebben, konden hun kinderen geen toegang bieden. Ook volwassenen kunnen buitengesloten worden van online toegang door een gebrek aan internetverbindingen of ontbrekende of verouderde hardware.

Iedereen in een online ruimte bij elkaar krijgen is dan ook de eerste uitdaging.

Als iedereen aanwezig kan zijn, als alle hardware en internet en tijdzone en beschikbaarheid problemen zijn opgelost, zijn er nog tal van uitdagingen die nog steeds in de online ruimte.

Slechte of trage internetverbindingen kunnen leiden tot vertragingen die de communicatie verstoren. Deelnemers weten niet zeker of vertragingen een technische vertraging zijn of dat de deelnemer klaar is met spreken. Mensen praten per ongeluk over elkaar en stoppen en proberen te onderhandelen wie blijft en wie wacht. Het is moeilijker om spreektijd te claimen wanneer we communiceren zonder het voordeel van oogcontact en lichaamstaal. Als sommige deelnemers camera’s aan hebben en anderen hebben camera’s uit, is het gemakkelijk om de laatste over het hoofd te zien.

Deze uitdagingen maken communicatie niet alleen moeilijk. Ze kunnen ook machtsstructuren verstoren, waardoor het moeilijk is om vergaderingen te vergemakkelijken of om te bepalen of zendtijd op billijke wijze wordt gedeeld.

In online vergaderingen heeft de facilitator of leider een extra verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle deelnemers toegang hebben tot de online vergadering. De eerste beslissing die de facilitator moet nemen is wie ze van plan zijn te beschermen. Met andere woorden, voor wie creëert de facilitator een veilige ruimte? Witte deelnemers? BIPOC deelnemers? Nieuwe deelnemers? Oude deelnemers? Er is geen goed of fout antwoord hier en verschillende situaties vereisen verschillende keuzes. De keuze van wie er tijdens de vergadering een veilige ruimte krijgt, bepaalt de voorbereidingen die je voor jouw bijeenkomst zult treffen.

Zodra je jouw keuzes hebt gemaakt in termen van veilige ruimtes, zijn hier enkele dingen die facilitators kunnen doen om online vergaderingen effectiever te maken en ervoor te zorgen dat iedereen een kans heeft om gehoord te worden.

· Verhelder de verwachtingen vooraf met een aanmeldingsformulier dat deelnemers vertelt wat ze kunnen verwachten in de vergadering.

· Vraag de deelnemers of ze speciale behoeften hebben om deel te nemen, met speciale aandacht voor slechtzienden en slechthorenden.

· Wees beschikbaar om een korte technische introductie te geven 15 minuten voordat de vergadering begint.

· Neem de tijd voor introducties en het vaststellen van basisregels.

· Gebruik deelnemerslijsten in plaats van gezichten op het scherm wanneer u een ronde invoer of introducties doet.

· Gebruik functies zoals schermnamen om namen te delen met uitspraak en voorkeursvoornaamwoorden.

· Stel duidelijke verwachtingen over spreektijd en taal.

· Gebruik timer met een hoorbaar of zichtbaar geluid om deelnemers aan te moedigen om hun punt efficiënt te maken en ervoor te zorgen dat iedereen de kans heeft om te spreken.

· Overweeg de chat te gebruiken om vragen in te dienen en om vragen bij te houden om ervoor te zorgen dat ze allemaal worden beantwoord.

· Chatfuncties kunnen worden beperkt of zelfs uitgeschakeld om een veilige ruimte te garanderen tijdens ongemakkelijke gesprekken.

Online vergaderingen zijn een nog belangrijker instrument geworden om mensen bij elkaar te brengen en ze gaan niet weg. Hoewel online meetings duidelijke nadelen hebben als het gaat om het verbinden met elkaar, zijn de logistieke en economische voordelen zo groot dat we erop kunnen rekenen dat online vergaderingen deel blijven uitmaken van onze manier van leven lang nadat de pandemie voorbij is.

Wat doe jij om jouw online vergaderingen beter te laten werken? Stuur mij jouw suggestie en lees suggesties van andere lezers in de nieuwsbrief van volgende maand.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.